Ladrones del tiempo que nos quitan productividad

Frases como “no me alcanza el tiempo”, “si el día tuviera 25 horas”, “si tuviera más tiempo”, son comunes que se repiten a diario para expresar la importancia del tiempo y de la dificultad que tienen todos para manejarlo adecuadamente.

Los ladrones del tiempo disminuyen la productividad y los niveles de concentración en el cumplimiento de las metas académicas, laborales o personales. En algunas ocasiones, estos distractores pueden ser por factores externos o internos.

Para Carla Johana Martínez, docente del programa de Administración de Empresas de Areandina, “problemas en la comunicación directa dentro de las organizaciones, reuniones improductivas, interrupciones obligatorias o voluntarias como las llamadas telefónicas, son factores que pueden afectar nuestro rendimiento en el trabajo o en cualquier actividad que estemos ejecutando”.

Según un estudio de la consultora McKinsey “los empleados actualmente destinan un 28% de su tiempo en leer, escribir y responder e-mails, equivalente a unas 13 horas por semana”, lo que para Martínez representa una pérdida de tiempo considerable si se tiene en cuenta que muchos de estos correos son solo informativos y no tienen que ver con la gestión propia del cargo.

De acuerdo con la docente, los ladrones del tiempo también refieren a reuniones que se extinden más de lo necesario o que no están enfocadas, llamadas telefónicas que según ella “llegan justo cuando estamos terminando un informe o aquellas que roban nuestra atención por el solo placer de la observación como el caso de una foto o video que nos envía algún familiar o amigo”.

Otro de los factores externos, pero no menos importante, es la consulta constante de las redes sociales que consume gran parte del día. Un estudio publicado por la revista Semana en el 2017, comprobó que “por cada hora que los estudiantes interactuaban en redes sociales, se vio deteriorado el rendimiento académico en un 8%, mientras que, en los trabajadores, la afectación laboral fue del 25%”. Un porcentaje que la académica considera que el tiempo es un recurso limitado y que en términos económicos para las organizaciones está relacionado con la productividad y el costo asociado.

En el panorama de los factores internos se encuentra la procastinación, palabra que proviene del latín pro (a favor de) y crastinare (relativo al día de mañana) y que significa posponer, aplazar o dejar para después.

Para Ana María Luna González, docente del programa de Psicología de Areandina, “generalmente dentro de las características de base de la procastinación están las creencias irracionales, ya sea que algunas personas sean demasiado perfeccionistas o les da miedo el fracaso,  tienen demasiadas expectativas en lo que esperan de ellos los demás, tienen una imagen pobre de sí misma, sentimientos catastróficos, inseguridad, dificultad para la toma de decisiones, depresión o falta de administración de tiempo, entre otras”.

Para Luna González, otro ladrón del tiempo es la improvisación, “al no tener claras nuestras actividades y su priorización, en estos casos funcionamos como bomberos apagando incendios y todo se nos vuelve urgente olvidando lo realmente importante”.

La académica señala además que la falta de motivación y la dificultad de dar una réplica negativa conlleva a una distracción en las tareas. “Debemos ser conscientes que somos las personas que tenemos el control del tiempo y no el tiempo de nosotros, tenemos la posibilidad de controlarlo y manejarlo a nuestro favor para lograr nuestras metas y lo que siempre deseamos”, asegura Luna.

Basados en los factores mencionados anteriormente, desde los programas de Psicología y Administración de Empresas de Areandina, se sugieren herramientas para combatir a los ladrones del tiempo y ser más eficientes en las tareas diarias:

• Planifica tu día y haz una lista de tareas por orden de urgencia e importancia.
• Trata de aplicar la matriz de Eisenhower en la organización de tus tareas. Este ejercicio ayudará a agilizar los pendientes del día:
  • Urgente e importante: Incluye aquellas tareas que hay que realizar de inmediato.
  • Importante, pero no urgente: Son tareas que puedes programar para hacer más adelante.
  • Urgente, pero no importante: Tareas que puedes delegar en otra persona.
  • Ni urgente ni importante: Tareas que puedes descartar o eliminar.
• Enfócate en las tareas y convéncete de que sí lo lograrás por muy compleja que sea. Recuerda que todo tiene solución y pide ayuda si es necesario.
• Haz una lista de chequeo de las tareas finalizadas, esto ayudará a llevar un control para seguir administrando el tiempo de lo que te queda por hacer.
• Controla el entorno y evita las distracciones al máximo como tener el televisor encendido, revisar constantemente el celular o consultar las redes sociales de manera innecesaria.
• Aprende a decir “no” cuando la situación lo amerite y no te comprometas con múltiples actividades que no puedas realizar en el día. En caso de ser inevitable, reorganiza tus prioridades y define nuevamente fechas de entrega para que el tiempo te alcance.

Es importante tener presente que para lograr todo lo que se desea, se necesita del esfuerzo y dedicación. Si se hace un uso adecuado del tiempo y es controlado a favor, se convertirá en una herramienta poderosa que hará que los sueños se puedan alcanzar más fácilmente.